Mogłoby się wydawać, że już samo uzyskanie zaświadczenia o samodzielności lokalu może przyprawić o zawrót głowy. Określenie harmonogramu postępowania, wykazanie stanu istniejącego, zgromadzenie potrzebnej dokumentacji, urzędowe procedury to nie lada wyzwanie. W przypadku wyodrębniania lokalu, po finalnym założeniu kartoteki lokali, na przyszłego właściciela czekają jeszcze czynności notarialne. Po podpisaniu aktu i założeniu księgi wieczystej procedurę można uznać za zakończoną.

A co w przypadku, gdy w ewidencji widnieje już lokal, który nie istnieje?

Nieistniejący lokal widmo

W naszej pracy, związanej z dokumentacją urzędową, spotkaliśmy się już z różnymi przypadkami, w których dane wymagały poprawy lub aktualizacji. Okazuje się jednak, że wciąż jesteśmy zaskakiwani przez nowe sytuacje, które wymagają interwencji.

Można by zapytać skąd w ewidencji wziął się lokal, który fizycznie nie istnieje? Odpowiedź może być dość prosta, tytułowy lokal widmo może być po prostu wynikiem ludzkiego błędu.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w nowo wybudowanym budynku, w którym znajduje się ponad setka lokali prowadzone są czynności uzyskiwania zaświadczeń o samodzielności lokali. Wydzielone części wspólne, które teoretycznie mogłyby spełniać warunki lokalu samodzielnego niemieszkalnego omyłkowo potraktowane zostały właśnie jako lokal samodzielny. I choć sytuacja nie powinna mieć miejsca ze względu na istniejącą dokumentację budowlaną, pozwolenie na budowę czy ustalenia z inwestorem to taka powierzchnia uzyskuje odpowiednie zaświadczenie. Po czym wraz z innymi samodzielnymi lokalami uzyskuje wpis do kartoteki lokali.

Jak usunąć lokal?

Pierwszy kierunek, który naturalnie obieramy w takiej sytuacji to Ewidencja Gruntów i Budynków. Właśnie tam powinniśmy sprostować niepoprawnie wpisane dane. Należy jednak pamiętać, że urząd uzupełniając kartoteki wykonywał to na podstawie istniejącej już dokumentacji. I by usunąć jakiekolwiek dane, również potrzebuje do tego podstawy. W tym przypadku musi to być dokument, który anuluje wcześniej przedstawioną dokumentację.

Ta poszlaka prowadzi nas do zaświadczeń o samodzielności lokali, które były podstawą wpisów. Dokumenty te wydawane są przez wydział architektury odpowiedniego urzędu. I jest to kolejna lokalizacja do której powinniśmy się zwrócić.

Niestety w urzędzie otrzymamy informację, że nie istnieje procedura, która pozwala na anulowanie wydanego już zaświadczenia. Czy oznacza to, że raz wpisany lokal musi już nim pozostać? Nawet gdy jego istnienie jest tylko wynikiem błędu?

Decyzja odmowna

Na szczęście istnieje „furtka”, która może wyciągnąć nas z opresji. Zaświadczenia o samodzielności lokali wydawane są w formie decyzji. Jednak taka decyzja nie zawsze musi być pozytywna.

Wyjściem z sytuacji jest złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu. Musi to nastąpić zgodnie z przyjętymi procedurami wraz ze zgromadzeniem odpowiedniej dokumentacji. Przy odpowiednim opisaniu sytuacji i wykazaniu, że pomieszczenia nie stanowią części lokalu powinniśmy otrzymać decyzję odmowną. Do składanego wniosku warto dołączyć pismo, w którym prosimy by w przypadku decyzji odmownej w treści pisma zawarto punkt o anulowaniu uprzednio wydanego zaświadczenia.

Z tak wydanym dokumentem możemy złożyć zgłoszenie zmian danych ewidencyjnych w Ewidencji Gruntów i Budynków z prośbą o usunięcie lokalu z bazy.

Następstwa i konsekwencje

Pamiętajmy jednak, że każda zmiana w powierzchni pojedynczego lokalu wiąże się ze zmianą wysokości udziałów w części wspólnej dla każdego lokalu w tej nieruchomości. Dlatego też przed podjęciem działań należy sprawdzić w jaki sposób wyliczono udziały wpisane do ksiąg wieczystych.

Jeżeli błąd „nadprogramowego” lokalu występuje tylko w ewidencji i nie ma wpływu na zapisy w księgach wieczystych to procedura usunięcia lokalu kończy się w momencie korekty danych.

Niestety może okazać się, że wyliczone udziały wpisane do ksiąg wieczystych uwzględniają powierzchnię lokalu, który chcemy usunąć. W takim przypadku należy dokonać korekty wyliczeń udziałów w nieruchomości wspólnej dla wszystkich lokali. Poprawione udziały należy zaktualizować w księgach wieczystych, co będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami.

Zapraszamy na naszą stronę www.powierzchnie.pkig.pl po większą dawkę wiedzy!
Więcej o samodzielnościach lokali pisaliśmy tu.