Aktualności

Digitalizacja dokumentów – czyli wirtualne archiwum budynków

20 Lip 2021
Digitalizacja dokumentów – czyli wirtualne archiwum budynków

Geodezja kojarzy się niezmiennie ze stosami papierowych map i „analogowej dokumentacji” spadających z biurek lub w leżących w ciemnych archiwach. Tymczasem już od kilkunastu lat w naszej branży i branżach pokrewnych trwa proces digitalizacji. Na czym polega ten proces, jakie są jego korzyści i jak zaplanować digitalizację nieruchomości? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

Dotychczasowe przyzwyczajenia do anachronicznej formy papierowej utrudniły wielu zarządcom i właścicielom nieruchomości szybkie reagowanie w sytuacjach awaryjnych, zwłaszcza w czasie minionego roku. Pandemia sprawiła, że w trakcie pracy zdalnej wiele osób z naszej branży, a także klientów doceniło wielką wartość cyfrowego archiwum nieruchomości, do którego w nagłych przypadkach można łatwo „wejść” wprost z komputera.

Czym jest digitalizacja?

Digitalizacja, w dużym uproszeniu, to nic innego, jak przejście z formy papierowej dokumentów do formy cyfrowej. Mogą jej podlegać zarówno dokumenty opisowe dotyczące budynków, jak i na przykład: mapy, schematy instalacji, protokoły odbioru. Rozwiązania cyfrowe są kluczem do osiągnięcia wysokiej jakości i efektywności kosztowej w tym samym czasie, na każdym etapie budowy: od koncepcji do rozbiórki. Czyli przez cały cykl życia nieruchomości.

Sam proces digitalizacji może przybrać dwie formy. Dokumenty mogą być zeskanowane do formy nieedytowalnej, czyli np. obrazów jpg lub plików pdf. Mogą też zostać poddane wektoryzacji, czyli przetransformowania ich do dokumentu edytowalnego, najczęściej CAD.

Samo przeprowadzenie digitalizacji archiwum składa się z kilku etapów. W naszym Zespole zaczynamy od starannego jej zaplanowania wraz z osobami decyzyjnymi w kwestii budynku. Najtrudniejszym, a jednocześnie najbardziej rzutującym na kolejne etapy procesem, jest uporządkowanie archiwum papierowego. Bywa, że takie archiwum zajmuje duże pomieszczenie (czasem kilka różnych), w którym dokumenty nie są posegregowane w konkretnym standardzie, a po prostu układane chronologicznie od najstarszych do najnowszych.

Szykujemy wtedy szablon segregacji w oparciu o kategorie ważności dokumentów (np. dokumentacja podstawowa/główna, dokumentacja fit-outowa, dokumentacja inna), a także względem branży (np. instalacje elektryczne, sanitarne, wentylacyjne) i położenia. Do tych kategorii dopasowujemy kody, którymi zostaną oznaczone segregatory z zawartością. Zasady oznaczania i kategoryzacji nie są ujednolicone. Zazwyczaj przygotowujemy wzór kodów i tabelę z elektronicznym spisem w porozumieniu z klientem.

Kolejnym etapem jest fizyczna praca z dokumentami. Trzeba je najpierw przejrzeć, usunąć duplikaty i zdecydować co powinno zostać zdigitalizowane. Dopiero po „uporządkowaniu chaosu” skanujemy dokumenty, które pozostaną w formie nieedytowalnej – format papieru nie ma tu znaczenia. Możliwe jest zeskanowanie nawet dokumentów do 1 metra szerokości i 4 metrów długości. Część danych papierowych jest przenoszona do plików CAD, co pozwala na ich wielokrotną obróbkę w przyszłości.

Dlaczego nie poddajemy digitalizacji całej dokumentacji?

Digitalizacja bez uprzedniej weryfikacji byłaby po prostu „przepalaniem” kosztów i czasu. Wiele dokumentów jest zduplikowane, część z nich to dane stricte archiwalne, ponieważ zawarte na nich informacje zostały np. już zmodyfikowane, przebudowane lub wymienione. Część dokumentów używana jest tak rzadko, że wystarczy dobre oznakowanie ich w elektronicznym spisie i łatwe odszukiwanie na półce. Dlatego właśnie w pierwszej kolejności z decydentami czy technikami oddzielamy dokumentację wartościową (generującą oszczędności i wartości) od tej, która nie jest potrzebna – można ją zutylizować lub zarchiwizować. W praktyce bywa tak, że 100% dokumentacji musi zostać uporządkowane, z tego 30% podlega digitalizacji, a kolejne 5% wektoryzacji.

Virtual Data Room – dzielenie się dokumentami

Digitalizacja to pierwszy krok do zarządzania danymi i ich udostępniania w sposób kontrolowany i bezpieczny. Istnieją profesjonalne systemy w chmurze, które działają na zasadzie zewnętrznych dysków, ale dedykowane dla branży nieruchomości właśnie. Ich użytkowanie gwarantuje bezpieczeństwo, umożliwia stopniowany dostęp. W praktyce wygląda to tak, że najbardziej newralgiczna dokumentacja jest dostępna tylko dla konkretnych osób. Z tych samych plików mogą korzystać w tym samym czasie różne osoby, co znacznie przyśpiesza realizację wielu inwestycji. Przeglądanie danych, logowania są zawsze możliwe do weryfikacji.

Kto i dlaczego powinien zdecydować się na digitalizację?

W PKIG zrealizowaliśmy kilkadziesiąt projektów z zakresu digitalizacji, m. in dla funduszy inwestycyjnych, firm międzynarodowych z zakresu zarządzania obiektami komercyjnymi. Dlaczego firmy tego typu decydują się przenieść dokumentację posiadanych czy zarządzanych budynków w chmurę?

Cyfrowo znaczy oszczędnie. Właściciele czy zarządcy nieruchomości posiadający zdigitalizowane archiwum dokumentacji bardzo często eliminują sytuacje generujące dodatkowe koszty. Załóżmy, że w dużym komercyjnym wieżowcu, na jednym z najwyższych pięter powstaje awaria i duży wyciek wody. Posiadanie cyfrowej mapy instalacji nie zmusza techników do jej wydobycia z, często nieuporządkowanego, archiwum i szukania z nią źródła problemu. Dużo łatwiej jest skierować serwis bezpośrednio do odpowiedniego miejsca po szybkiej analizie z poziomu komputera.

Podobnie wygląda sytuacja, kiedy zatrudniamy nowych pracowników technicznych lub podwykonawców do inwestycji realizowanych na terenie nieruchomości. Dokumentacja to swoista instrukcja obsługi budynku. Udostępnienie praktycznie natychmiastowo najbardziej istotnych faktów oszczędza czas na wdrożenie serwisu czy pracownika tak samo, jak przygotowanie projektu lub oferty przez podwykonawcę.  Dodatkowo, w tym drugim przypadku, podwykonawca może przygotować kosztorys z mniejszym marginesem błędu, ponieważ jest w stanie w krótkim czasie przeanalizować dokumenty i przewidzieć więcej generujących koszty sytuacji, za które finalnie zapłaciłby nieprzygotowany na nie właściciel.

Najbardziej namacalną korzyścią z posiadania cyfrowego archiwum budynku jest sytuacja, w której nieruchomość szykowana jest do wynajmu lub sprzedaży. Zwłaszcza w dobie kryzysu, kiedy trudno jest o najemców, decyduje responsywność i jakość dostarczanych informacji. Prowadząc proces digitalizacji mamy możliwość zweryfikowania kompletności danych, a tym samym na etapie finalnym jesteśmy pewni, że nie pojawią się „przykre niespodzianki”, które zniechęcą potencjalnego nabywcę.

Wszystkie te informacje i korzyści maja podwójnie wielkie znaczenie dla właścicieli czy zarządców nieruchomości, którzy w swoim portfolio mają budynki rozrzucone po całym kraju czy nawet świecie. Z poziomu wirtualnego pokoju mają dostęp do kompletnych danych i ich całkowitej analizy, a więc możliwość przeprowadzenia procesu due diligence, który praktycznie zawsze ma miejsce przy transakcjach dotyczących wysokowartościowych nieruchomości. W takich przypadkach liczy się również skrócenie czasu całego procesu.

Obecnie powstaje coraz więcej narzędzi do digitalizacji, a zarządzanie archiwum nie musi wyglądać tak jak jeszcze kilkanaście lat temu. Warto zadbać o odpowiednie wdrożenie metody zarządzania w momencie, kiedy nie pojawiają się „pożary”, aby być na nie przygotowanym dużo wcześniej.

Zobacz kolejne

Skontaktuj się z nami

Jesteś zainteresowany współpracą? Zadzwoń lub napisz do nas - odpowiemy na wszelkie pytania.
Łukasz Kacprzak, MRICS