Najprościej mówiąc Rent-Roll to dokument przedstawiający zestawienie czynszów wszystkich najemców. Prowadzi go zarządca budynku i zazwyczaj występuje w formie elektronicznej. Rent-Roll pokazuje powierzchnie najmu wraz z współczynnikami ADD ON FACTOR, stawkami czynszu oraz innymi danymi niezbędnymi do prawidłowego zarządzania budynkiem.

Rent-Roll’e utworzone dla różnych budynków różnią się między sobą w zależności od typu budynku i wewnętrznych potrzeb zarządcy. Poza stawkami czynszowymi, jedną z podstawowych informacji, którą należy zawrzeć w tym dokumencie są dane o wielkości powierzchni wynajmowanej.

Powierzchnie w Rent-Roll’u.

Powierzchnie przedstawiane w Rent-Rollach pochodzą z umów najmu. Zdarza się, że w jednym dokumencie znajdują się wartości wyznaczone w różnych normach. Dzieje się tak ze względu na częstość indywidualnych negocjacji w zakresie wyboru normy czy przedstawienia wewnętrznych wytycznych stosowanych dla danego najemcy.

Jednak by dokument był spójny podane wartości powinny mieć odzwierciedlenie w powierzchniach, które pochodzą z opracowania budynku w jednej z wybranych norm. Istotna jest również poprawna klasyfikacja powierzchni. Często spotykamy się z przyjmowaniem różnych definicji do pojęcia „powierzchnia najmu netto”. Niestety często jest ona mylona z powierzchnią określaną jako „do wyłącznego wykorzystania najemcy”.

Czym są powierzchnie netto i brutto ?

Faktycznie powierzchnią netto powinno nazywać się powierzchnię „do wyłącznego wykorzystania najemcy” powiększoną o udział w powierzchniach wspólnych piętra. Więcej o powierzchniach wspólnych i rozliczeniach udziałów przeczytacie tutaj.

Dokument jakim jest Rent-Roll powinien również zawierać informację o wielkości współczynnika ADD ON FACTOR. A co za tym idzie należałoby również wykazać wartość powierzchni wynajmowalnej (brutto).

Powierzchnią wynajmowalną nazywamy powierzchnię netto powiększoną o współczynnik ADD ON FACTOR. W przypadku użycia współczynnika, który nie został wynegocjowany czy „założony”, a wyliczony z „natury budynku” można powiedzieć, że powierzchnia brutto to powierzchnia netto powiększona o udział w powierzchni wspólnej budynkowej.

Biorąc pod uwagę powyższe przy tworzeniu Rent-Roll’a, warto zacząć od utworzenia opracowania całego budynku w jednej z norm. Takie na bieżąco aktualizowane opracowanie może stanowić podstawę najmu wykorzystywaną przez kolejne lata. Zwłaszcza mamy do czynienia z nowymi budynkami.